|
S.C. AGPITT INVENT S.R.L. Bucureşti INOVARE PENTRU SUCCES! |
PROCESUL DE INOVARE ŞI INOVAREA PROCESELOR
Jean-Mircea BOGDAN
expert, AGPITT INVENT srl
Introducere
Procesul de inovare sau, pe scurt, inovarea este o succesiune de activităţi pe care le desfăşoară conducerea unei firme pentru a realiza produse şi servicii noi, destinate vânzării. În acelaşi timp, tot în categoria proceselor de inovare sunt cuprinse şi activităţile de extindere a pieţelor, de îmbunătăţire a funcţionării aprovizionării, a proceselor de producţie, a întreţinerii echipamentelor, a canalelor de distribuţie, a service-ului şi, nu în ultimul rând, perfecţionarea activităţilor administrative şi de conducere a firmei. Altfel spus, orice schimbare realizată în firmă cu scopul de a îmbunătăţi situaţia ei economică, poziţia ei pe piaţă, condiţiile de muncă ale personalului sau protejarea mediului înconjurător, constituie parte integrantă a procesului de inovare.
Din această încercare de a redefini inovarea în condiţiile economice actuale, rezultă nevoia schimbării opticii personalului firmei faţă de inovare, dar mai ales modul de a privi inovarea al celor care răspund direct de prosperitatea firmei, adică, al managerilor ei. Din propunerea de definiţie a inovării prezentată mai sus, se poate uşor constata legătura directă care există între activităţile de inovare şi cele de marketing ale unei firme.
În acelaşi timp, se pare că înnoirea produselor şi a pieţelor pe care sunt acestea distribuite nu sunt suficiente; mai trebuie schimbate procesele tehnologice, metodele de muncă, relaţiile de muncă, relaţiile firmei cu exteriorul ei, în special cu acţionarii, cu finanţatorii, cu furnizorii şi, nu în ultimul rând, cu clienţii. Schimbarea acestor procese o vom numi inovarea proceselor, adică, îmbunătăţirea tuturor proceselor care se desfăşoară într-o firmă şi pe care le vom numi procesele afacerii. Acestea sunt cele care asigură supravieţuirea şi dezvoltarea firmei. Motivul este simplu, firma formează o entitate care funcţionează într-un mediu dat şi ea trebuie privită şi condusă ca un întreg.
Orice schimbare care se doreşte a fi făcută, pentru a fi acceptată de personalul firmei, trebuie să fie precedată de o acţiune de sensibilizare, de informare a oamenilor, mai ales că o schimbare, oricât de nesemnificativă ar fi ea, reprezintă o investiţie, adică, se cheltuiesc bani în prezent, pentru un câştig potenţial în viitor. Finanţatorii, de regulă, acceptă cu dificultate cheltuirea unor sume de bani pentru câştiguri care pot să nu mai vină niciodată. Din acest motiv, înainte de a introduce inovarea ca politică permanentă a firmei, prima acţiune constă în modificarea culturii organizaţionale existente; acest lucru trebuie făcut pentru ca întregul personal să accepte asumarea riscului şi nu numai managerii ei, iar acesta trebuie să devină modul obişnuit de lucru al firmei, pe mai departe. O astfel de firmă poartă numele de firmă inovativă. Se ştie de mult timp că dacă nu rişti, nu câştigi, dar majorităţii oamenilor nu le place riscul şi-l acceptă cu dificultate. Mai ales că la noi în ţară zeci de ani nu a fost cultivat acest mod de a gândi şi acţiona. De regulă, din zece oameni, numai unul sau doi acceptă riscul; la noi, însă, din zece cu greu găsim pe cineva care să-şi asume un risc, oricât de mic ar fi el. Şi asta fără să mai vorbim de dificultatea cuantificării acestui risc, ca în raport cu mărimea lui, să se poată decide dacă este sau nu acceptabil.
Procesul de inovare
Dar ce este procesul de inovare ? El este o succesiune de activităţi care încearcă să transforme una sau mai multe idei în produse sau servicii destinate pieţei, adică în bani. Este evident că nu toate ideile se pot transforma în produse pe care piaţa să le accepte, deci să plătească pentru ele. Din acest motiv, pentru a avea un portofoliu de idei suficient de bogat, pentru a avea de unde să alegem, trebuie să dispunem de mai multe surse de idei şi de un mecanism de selectare a lor, înainte de a putea spera că se vor găsi câteva care, ulterior, se vor putea transforma în bani. Acesta constituie de fapt începutul oricărui efort de inovare care, pentru a fi reuşit, trebuie să mai parcurgă încă un drum lung şi anevoios.
Succint, procesul de inovare este compus din următoarele etape: (1) colectarea ideilor, (2) ordonarea, depozitarea şi clasificarea lor, (3) combinarea şi selectarea lor, (4) obţinerea finanţării pentru materializarea ideii selectate, (5) realizarea şi testarea prototipului, (6) corectarea prototipului, (7) promovarea pe piaţă a noului produs, (8) lansarea în fabricaţie şi vânzarea lui, (9) evaluarea încasărilor în raport cu cheltuielile făcute pentru produsul inovativ şi, în fine, (10) corectarea erorilor şi reluarea ciclului de inovare.
Din complexitatea evidentă a procesului de inovare, care poate fi privit ca o investiţie de risc a firmei pe termen lung, rezultă limpede necesitatea unui efort susţinut de management, destinat special inovării.
Organizarea activităţilor de inovare dintr-o firmă trebuie să înceapă cu stabilirea surselor potenţiale de idei şi cu modalităţile de a le putea folosi pentru dezvoltarea firmei. Creativitatea personalului este esenţială în evoluţia procesului de inovare din firmă, dar nu este suficientă. Deseori, sursele de idei sunt exterioare firmei, ideile vin din afară, iar experienţa arată că majoritatea firmelor creative nu au fost cele care au realizat inovaţii, ca urmare a punerii în practică a propriilor idei sau a cercetărilor proprii. De cele mai multe ori, firme mici, foarte flexibile, fără să facă investiţii deosebite în cercetare, au beneficiat de pe urma cercetărilor realizate de marile firme, cu bugete mari în cercetare şi cu un avans remarcabil în domeniu, dar care nu au ştiut să-şi fructifice propriul efort creativ. De aici rezultă că o firmă pentru a fi inovativă, creativitatea personalului ei reprezintă un factor necesar, dar nu şi suficient. Aceasta s-ar putea să fie explicaţia pentru care inventatorii români, dispunând de mijloace modeste, sunt foarte prolifici la creativitate şi primesc o mulţime de premii la târgurile internaţionale de inventică, dar rămân în continuare săraci, deoarece ei nici nu ştiu că banii se pot face numai prin inovare şi, cu mare dificultate, prin vânzarea de idei. De fapt, nici nu putem spune că au fost instruiţi în acest sens. Şcoala românescă de inventică este foarte dezvoltată, dar nu în aceiaşi măsură şi cea de inovare. Poate ar fi interesant dacă s-ar cunoaşte tehnicile folosite de marile firme, care profită de pe urma târgurilor de inventică pe care, de cele mai multe ori, le iniţiază, susţin şi le finanţează şi ar fi prezentate tinerilor noştri studenţi sub formă unui curs de inovare în ultimul an de pregătire.
Iată, deci, că există o deosebire esenţială între creativitate şi inovare: prima aduce idei, pe când cea de a doua le transformă în valori materiale. Prima noţiune reprezintă un proces strict mental, cu mecanisme de declanşare încă puţin cunoscute, pe când cel de al doilea este o afacere ca oricare alta, care comportă riscuri şi are nevoie de bani pentru a fi demarată şi susţinută. Din acest motiv, procesul de inovare reprezentând o investiţie în viitor, pe termen lung, trebuie condus ca orice altă activitate conştientă care aduce un folos societăţii. Prin urmare, pentru asta este nevoie de manageri specializaţi în acest domeniu, adică, de manageri de inovare.
Managerul de inovare
Firme de prestigiu din întreaga lume deţin o mulţime de idei care sunt ţinute la păstrare, pentru a fi aplicate în viitor, atunci când condiţiile tehnologice şi de piaţă vor fi favorabile. Adică, atunci când va exista siguranţa că produsul destinat pieţii va avea succes, atât ca realizare tehnică cât şi ca reuşită de piaţă. Desigur, există şi riscuri pe care firmele inovative şi-le asumă, iar acest fapt constituie însăşi diferenţa dintre multitudinea de firme care sunt în competiţie pe o aceiaşi piaţă. Transformarea ideii în produs este un proces îndelungat de cercetare, care cere resurse numeroase şi, în special, timp. Din acest motiv, din punct de vedere managerial, inovarea poate fi privită şi ca o investiţie, deoarece această activitate consumă resurse ale prezentului, pentru a da beneficii (probabile) în viitor. Iată explicaţia pentru care activitatea de inovare are nevoie de o concepţie, de o strategie, deci, de un manager specializat, pe care-l vom numi manager de inovare.
Managerul de inovare, ca oricare alt manager, trebuie să respecte principiile managementului general, dar, în acelaşi timp, este nevoie să coordoneze, să urmărească şi să evalueze derularea unor activităţi specifice de inovare, adică procesul de inovare din firmă. El trebuie să planifice, să programeze, să asigure resursele necesare desfăşurării activităţilor de inovare, să-şi asume riscurile inerente oricărei afaceri de risc, să asigure orientarea activităţii colectivului pe care-l conduce către atingerea obiectivelor de dezvoltare ale firmei pentru care lucrează; el trebuie să contribuie decisiv la elaborarea strategiei firmei şi să sprijine activitatea creatoare a întregului personal al firmei. Din simpla enumerare a acestor sarcini ale managerului de inovare rezultă complexitatea pregătirii sale profesionale de care trebuie să beneficieze acesta. În continuare, vom prezenta câteva din cunoştinţele şi calităţile pe care trebuie să le aibă un manager de inovare.
În primul rând, trebuie să fie un bun cunoscător al activităţii de cercetare, să aibe cunoştinţe temeinice de marketing şi să cunoască legislaţia care reglementează finanţarea inovării la diferite niveluri de decizie, să cunoască principalele procese tehnologice ale firmei, limitările lor, să fie un bun conducător de proiecte, adică să fie un adevărat om de afaceri. Altfel zis, inovarea reprezintă o afacere din interiorul unei afaceri, este acea afacere care asigură succesul afacerii pe care o serveşte.
În al doilea rând, el trebuie să aibă o temeinică cultură tehnică, pentru a putea face diferenţa între ce este posibil de realizat şi ce nu încă, dar să nu fie exclusiv dedicat tehnicii. Să dea permanent dovadă de raţionalitate, dar şi de toleranţă faţă de persoanele care sunt prin firea lor creative. De regulă, persoanele creative refuză explicaţiile raţionale privind limitările financiare inerente proceselor unei afaceri şi, deseori, pot fi în contradicţie chiar cu propriile lor păreri.
În al treile rând, trebuie să aibă o fire iscoditoare, deschisă, care nu se închide după un eşec, să fie o persoană care învaţă din nereuşite şi, chiar, să poată folosi eşecurile pentru generarea de noi idei de inovare. Trebuie să poată încuraja pe ceilalţi în momente de criză, să întoarcă situaţiile dificile în avantajul echipei de inovare pe care o conduce.
În al patrulea rând trebuie să cunoască nivelul tehnicii din domeniul de activitate al firmei, să ştie ce poate fi folosit în beneficiul firmei şi cu ce costuri. Să cunoască legislaţia privind protecţia proprietăţii intelectuale din ţara noastră şi din ţările cu care firma are contracte comerciale. Să sesizeze momentele în care este nevoie de protejarea unei mărci, a unei idei proprii materializate, să cunoască modalităţile legale de protecţie a ideilor, să gestioneze brevetele de invenţii din proprietatea firmei, dar şi brevetele care au devenit bun public şi care pot fi folosite, în mod gratuit, în folosul firmei. De asemena, este nevoie să cunoască nivelul inovativ al propriei firme, raportul acestuia cu al celorlalte firme cu care intră în competiţie, mijloacele şi instrumentele care permit măsurarea lui, nivelul atins de cele mai bune firme din lume în domeniu. Această ultimă activitate poartă numele de benchmarking.
În al cincilea rând, trebuie să aibă cunoştinţe economice şi financiare pentru a putea conduce o activitate, în mod eficace şi, în acelaşi timp, eficient, pe care să o poate susţine pe termen lung.
În al şaselealea rând, este nevoie să poată conduce activităţi complexe, care se derulează concomitent şi să asigure coordonarea lor în timp, precum şi alocarea resurselor necesare. De aici rezultă necesitatea imperioasă de autonomie, pe care este nevoie s-o aibă managerul de inovare într-o firmă.
În al şaptelea rând, dar nu şi cel de pe urmă, managerul de inovare trebuie să organizeze activităţile de promovare a creativităţii şi a inovării în firmă, să informeze cu regularitate întregul personal privind realizările firmei în domeniu, să stimuleze prin mijloace specifice activitatea de creativitate şi inovare. Cu alte cuvinte, să creeze un climat propice pentru transformarea firmei dintr-una obişnuită într-o firmă inovativă, care să se dezvolte prin inovare.
Toate aceste aptitudini, necesare unui manager de inovare, nu pot fi dobândite numai prin pregătirea lui universitară de bază, tehnică şi economică. Aceste aptitudini se pot dobândi şi prin pregătire şi specializare în domeniul inovării a managerilor existenţi, a personalului tehnic şi economic din firmă. Cei mai buni manageri de inovare credem că provin dintre managerii care au condus deja proiecte importante ale firmei, în diferite domenii. Deprinderi de manageri de inovare ar putea fi dezvoltate la tineri, încă din perioada pregătirii universitare, sau chiar înaintea ei, pentru ca aceştia să fie educaţi în spiritul inovării permanente de la o vârstă cât mai fragedă, cunoscând faptul că aceasta va fi cea mai importantă probă la care-i va supune viitorul.
Esenţiale pentru inovarea proceselor sunt eforturilor pe care trebuie să le facă managerul de inovare pentru coordonarea pe orizontală a activităţilor pe care le desfăşoară compartimentele firmei, care participă la realizarea unui nou produs. Din acest motiv, realizarea unui nou produs trebuie privită ca un proiect. Iată de ce există foarte multe asemănări între mangementul inovării şi cel al proiectelor. Desigur, există şi unele deosebiri; o deosebire importantă constă în gestiunea ideilor şi a cunoştinţelor, pe care un manager de proiect nu este nevoie să o realizeze, el lucrând după proceduri cunoscute.
Managerul de inovare va trebui să joace un rol deosebit în punerea în aplicare în ţara noastră a prevederilor Programului Operaţional Sectorial (POS) Competitivitate, care are drept scop creşterea productivităţii firmelor din ţările intrate recent în Uniunea Europeană (UE) şi reducerea decalajului faţă de productivitatea medie existentă în UE. Obiectivul final al POS Competivitate este obţinerea unei creşteri medii anuale a produsului intern brut (PIB) pe angajat de 5,5%, ceea ce va însemna atingerea a 55% din productivitatea actuală a UE, până în anul 2015. Obiectivele specifice ale acestui POS sunt transpuse în şase axe prioritare. Dintre ele menţionăm aici numai primele două, care se referă direct la inovare:
- Axa prioritară 1: Sistem de producţie inovativ şi
- Axa prioritară 2: Cercetare, dezvoltare tehnologică şi inovare pentru competitivitate.
Este evident că România nu va putea folosi Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR) pentru creşterea prin inovare a productivităţii muncii, ce se poate ridica la 85% din totalul cheltuielilor, dacă nu va avea manageri de inovare competenţi, capabili să utilizeze aceste fonduri în folosul firmelor româneşti.
Inovarea proceselor
În cultura tehnică românescă, prin inovare se înţelege o îmbunătăţire tehnică aplicată unui produs. Fără îndoială, acest lucru este corect, dar în etapa actuală, pentru a putea face faţă competiţiei acerbe de pe piaţă şi tendinţelor de globalizare, evidente în toate domeniile, nu mai este suficient. Epoca inovării prin îmbunătăţiri minore ale produselor, numită inovare pas cu pas, a apus. Fără a-i nega importanţa acestui mod de a inova, în prezent, inovarea priveşte în special către schimbările importante ale produselor, serviciilor, dar şi ale proceselor care conduc la apariţia de noi bunuri, cu calităţi superioare, în condiţiile înăspririi criteriilor de evaluare ale acestora. Acum, după cum deja se cunoaşte, este depăşit criteriul de calitate a produsului, fiind înlocuit prin calitatea proceselor de realizare a produselor. Este vorba de conceptul de management al calităţii totale, bine cunoscut managerilor noştri din perioada ultimei decade. Şi, probabil, în mod asemănător inovarea produselor va fi înlocuită de inovarea proceselor care contribuie la realizarea noilor produse. Acest concept va trebui asimilat de managerii români pentru a se putea menţine în viitor pe pieţele din ce în ce mai globalizate.
Aici este vorba de un complex de procese, considerate până în prezent ca fiind de sine stătătoare, cu propriile lor legi de desfăşurare, care de acum înainte trebuie coordonate între ele la un înalt nivel calitativ. Acestea, într-o derulare aproximativă, ar trebui să fie: studierea nevoilor clienţilor, a tehnologiilor în dezvoltare, a produselor sau serviciilor care pot satisface nevoile clienţilor, cercetarea posibilităţilor de realizare tehnică a produselor, evaluarea costurilor de producţie şi de lansare pe piaţă, analiza posibilităţilor de obţinere a finanţării, găsirea furnizorilor, stabilirea parteneriatelor potenţiale, lansarea prototipurilor, evaluarea impactului pe piaţă, lansarea în fabricaţie şi promovarea produsului, asigurarea lanţului de distribuţie şi service şi, în final, pregătirea variantelor de înlocuire în viitor a produsului inovativ.
Cea mai grea etapă în realizarea unui produs inovativ, după părerea autorului, este cea în care se reuşeşte găsirea acelui produs, serviciu sau idee care să satisfacă o nevoie pe care clientul încă nu o are, adică, căreia încă nu i-a simţit nevoia, dar care se manifestă prin problemele cu care acesta se confruntă. De fapt, marile realizări tehnice ale ultimilor ani, cu excepţia inovării masive în organizarea distribuită a producţiei pe care o aduce în zilele noastre globalizarea, sunt legate de nevoi pe care generaţia dinaintea noastră, cu câteva zeci de ani în urmă, nu le avea. Nevoile au fost inventate, iar omenirea le-a asimilat cu o viteză mult mai mare decât şi-ar fi închipuit însăşi creatorii lor, deoarece s-au adresat nu numai unor nevoi de bază, de pe scara binecunoscută a lui Maslow, ci unora superioare. Credem că este deajuns să menţionăm numai evoluţia explozivă a produselor şi serviciilor din domeniul informaticii şi al comunicaţiilor, pentru a înţelege cum a acţionat în ultimii ani acest proces economic şi social complex.
O cale de inovare totdeauna deschisă este cea din domeniul administrativ, care cere o muncă, deseori de rutină, cu mare repetabilitate, dar care este rareori obiectul unei analize atente sau al inovării. Inovarea proceselor administrative a fost aproape complet neglijată, iar introducerea calculatoarelor în administraţie nu a adus şi rezultatele aşteptate. Spre exemplu, fiecare dintre noi poate constata că la poştă, după introducerea calculatoarelor, s-a dublat sau, chiar, s-a triplat timpul de servire a unui client. Introducerea calculatorului s-a crezut că va rezolva problemele asigurării serviciilor poştale de calitate, dar nu s-a întâmplat aşa. Evident, s-a neglijat inovarea întregului proces de servire, privit ca o entitate, om-maşină împreună cu nevoia clientului de la ghişeu, obţinându-se astfel rezultate discutabile. Acelaşi lucru îl întâlnim în domeniul aprovizionării unde o legislaţie, copiată după prevederile UE, care se doreşte a proteja de corupţie banul public, face sistemul de achiziţii publice deosebit de greoi şi mare consumator de timp. Ca să nu mai vorbim de costurile implicate de aplicarea acestor prevederi şi de timpul irosit de către toţi participanţii la acest sistem. Dacă putem spune aşa, partea bună a lucrurilor, este că în acest mecanism sunt obligate să intre numai autorităţile publice locale, care beneficiază de bani publici. Dar oare putem uita că în acest uriaş mecanism, care, chiar dacă beneficiază de un sistem electronic evoluat, numit SEAP (Sistem electronic de achiziţii publice), furnizorii, cei mai mulţi participanţi, reprezintă o mulţime de firme particulare, care trebuie să i-se supună ?
De aici se desprinde nevoia imperioasă de a inova în toate domniile de activitate care, într-un fel sau altul, pot îmbunătăţi lanţul de procese tehnice, economice, financiare şi sociale al oricărei economii.
Inovare, inovaţii şi investiţii
Inovaţia este rezultatul material al activităţilor de inovare. Inovaţia reprezintă activitatea de inovare aplicată unui produs sau serviciu anume. Nu toate ideile noi, inovative, se transformă în inovaţii, dar cele din urmă constituie modul de fructificare a activităţii de inovare, în totalitatea ei. Rolul principal al activităţilor de inovare este de a realiza cât mai multe inovaţii reuşite. Raportul dintre costurile activităţii de inovare şi cele legate de realizarea fiecărei inovaţii în parte constituie piatra de încercare pentru managerul de inovare, deoarece nu poţi avea inovaţii reuşite fără activităţi de inovare, dar costurile acestora grevează asupra eficienţii fiecărei inovaţii. Dificultatea trecerii costurilor generale ale activităţii de inovare şi a celor ale inovaţiilor eşuate pe cheltuielile făcute cu cele reuşite reprezintă una din dificultăţile majore, căreia trebuie să-i facă faţă, încă de la începutul activităţii sale, managerul de inovare.
Fiecare inovaţie poate fi considerată un proiect în sine şi poate fi tratată ca o investiţie. Ea are propria ei finanţare, o echipă responsabilă cu desfăşurarea procesului de inovare, o etapă de finalizare, de evaluare a rezultatelor şi de corectare a erorilor. Această aserţiune simplifică managementul inovaţiilor, dar nu uşurează şi evaluarea proceselor de inovare, în totalitatea lor.
In loc de concluzii
Desigur, o asemenea prezentare nu-şi propune să acopere complet tema inovării sau să găsească soluţii la problemele actuale ale inovării din ţara noastră, dar autorul speră că ea poate să deschidă câteva căi, de-a lungul cărora se pot începe discuţii benefice între toţi cei interesaţi de progresul prin inovare al economiei româneşti. Pentru a arăta viabilitatea conceptului de inovare a proceselor şi nevoia de inovare continuă, ar fi bine să ne putem dovedi inovativi chiar în domeniul inovării, al organizării inovative a tuturor proceselor din firmă. Dar pentru acest lucru este nevoie de oameni bine pregătiţi şi dornici să se implice în această investiţie în inovare.
Într-adevăr, este o mare încercare la care prezentul ne supune. Şi asta nu numai pentru că pe plan mondial se aşteaptă un progres economic al omenirii pe seama inovării, ci pentru că, în situaţia diminuării resurselor materiale, nicio ţară din lume nu se va putea dezvolta fără a-şi crea condiţiile de folosire a celei mai la îndemână resurse, încă insuficient folosită, mintea omenească.
--oOo--
